El reto de una asesoría moderna
España tiene más de 95.000 asesorías y gestorías. La mayoría gestiona entre 50 y 300 clientes, cada uno con sus propias obligaciones fiscales: modelos trimestrales de IVA, pagos fraccionados de IRPF, impuesto de sociedades, cuentas anuales, declaraciones informativas y un largo etcétera.
El volumen de fechas límite, documentos y comunicaciones con clientes es abrumador. Un error de calendario puede suponer una sanción para el cliente y una reclamación para la asesoría.
Funcionalidades que debe tener el software
1. Calendario de vencimientos fiscales
La funcionalidad más crítica. El sistema debe:
- Tener precargados todos los vencimientos del calendario fiscal español.
- Asignar automáticamente los vencimientos que aplican a cada cliente según su tipo (autónomo, SL, sociedad civil, etc.).
- Enviar alertas al asesor con suficiente antelación (15, 7 y 3 días antes).
- Marcar como presentado cuando se cumple la obligación.
- Llevar un histórico de presentaciones por cliente.
2. Gestión de expedientes
Cada cliente es un expediente con:
- Documentación fiscal organizada por ejercicios.
- Correspondencia con Hacienda y Seguridad Social.
- Contratos de servicio y honorarios.
- Historial de incidencias y consultas.
3. Portal del cliente
Un espacio donde el cliente puede:
- Subir documentos (facturas, extractos bancarios, nóminas).
- Consultar el estado de sus obligaciones.
- Descargar sus modelos presentados.
- Comunicarse con su asesor sin emails perdidos.
4. Facturación recurrente
La mayoría de asesorías cobran una cuota mensual fija. El software debe generar automáticamente las facturas recurrentes, aplicar las retenciones de IRPF si corresponde y enviarlas al cliente por email.
5. Contabilidad multi-empresa
El asesor necesita llevar la contabilidad de decenas de empresas desde un solo panel. Cada empresa con su plan de cuentas, su IVA y sus particularidades.
6. Conexión con la AEAT
Los mejores sistemas permiten importar datos directamente del sistema de la AEAT y enviar declaraciones sin salir del software.
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Ver planes →El error de usar herramientas genéricas
Muchas asesorías usan un CRM genérico para la gestión de clientes y un programa de contabilidad aparte para los números. El resultado: doble entrada de datos, información dispersa y riesgo de errores de sincronización.
La solución es un sistema integrado donde el CRM, la contabilidad y el calendario fiscal estén conectados. Cuando recibes una factura de un cliente, se contabiliza automáticamente, se refleja en el borrador del modelo de IVA y el cliente puede consultarla en su portal.
salescloud para asesorías
salescloud permite gestionar clientes con ficha completa, calendario de vencimientos, facturación recurrente con VeriFactu, y portal del cliente. El plan Pro (79 euros al mes) incluye multiusuario para que cada asesor del despacho tenga su panel, y el Autopilot (197 euros) añade alertas automáticas de vencimientos y generación de informes periódicos para cada cliente.
