La inmobiliaria que gestiona con Excel pierde operaciones
Una inmobiliaria gestiona simultáneamente decenas de propiedades en cartera, cientos de compradores potenciales con preferencias distintas, visitas que coordinar, documentación legal compleja y negociaciones que pueden durar meses. Hacer todo esto con Excel, WhatsApp y memoria es posible, pero garantiza que se pierdan oportunidades.
El sector inmobiliario tiene una particularidad: el valor de cada operación es alto (miles o cientos de miles de euros), pero el ciclo de venta es largo. Perder una sola venta por falta de seguimiento puede suponer miles de euros en comisiones perdidas.
Funcionalidades clave de un CRM inmobiliario
1. Base de datos de propiedades
Cada propiedad en cartera necesita:
- Ficha completa: tipo (piso, casa, local, terreno), superficie, habitaciones, precio, ubicación.
- Galería de fotos y vídeos.
- Documentación (nota simple, certificado energético, planos).
- Estado: disponible, reservado, vendido, en negociación.
- Propietario vinculado con datos de contacto y condiciones de venta.
2. Base de datos de compradores/inquilinos
Cada comprador o inquilino potencial con:
- Preferencias: zona, tipo de inmueble, presupuesto, características imprescindibles.
- Historial de propiedades que ha visto.
- Origen (portal, referido, web, presencial).
- Estado en el pipeline: interesado, ha visitado, en negociación, oferta realizada, cerrado.
- Situación financiera: pre-aprobación hipotecaria, forma de pago.
3. Matching automático
El CRM cruza automáticamente las preferencias de los compradores con las propiedades en cartera. Cuando entra una propiedad nueva que encaja con el perfil de un comprador, el sistema envía una notificación automática: "Nueva propiedad que podría interesarte."
Esto elimina la tarea manual de repasar mentalmente qué comprador encaja con qué inmueble.
4. Gestión de visitas
- Calendario compartido entre agentes.
- Confirmación automática por WhatsApp/email al comprador.
- Recordatorio 24 horas antes.
- Feedback post-visita: formulario rápido que el agente completa tras la visita.
- Estadísticas: cuántas visitas necesitas por media para cerrar una venta.
5. Publicación en portales inmobiliarios
El CRM debería poder publicar propiedades automáticamente en los principales portales (Idealista, Fotocasa, pisos.com) y en tu propia web. Cambias el precio en el CRM y se actualiza en todas partes.
6. Documentación digital
Todo el papeleo en un solo lugar:
- Contratos de mandato de venta.
- Fichas informativas para compradores.
- Arras y reservas con firma digital.
- Certificados energéticos y notas simples.
- Facturas de comisión VeriFactu.
7. Pipeline visual
Un tablero Kanban con las fases de la operación: captación → publicación → visitas → oferta → negociación → arras → firma notaría → cerrada. Cada propiedad como una tarjeta que se mueve por el tablero.
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